Vyčistěte si hlavu aneb malý papírkový zázrak zvaný hipster PDA

Při přípravách e-kurzu Zbavte se nepořádku a ukliďte si jednou provždy jsem se pustila také do četby knihy Davida Allena Mít vše hotovo a vzpomínala u toho na mé pracovní začátky. Dělala jsem tehdy asistentku v malé konzultační firmě ANIMA Praha, která mi dala ten nejlepší možný start do pracovního života, jaký jsem mohla mít. Naučila jsem se tam nejen spoustu technický věcí, ale především jsem mohla pochytit všechny ty úžasné tipy a návody, určené sice původně vrcholovým manažerům, ale mnohé z nich mi nejen v pracovním, ale i v běžném životě slouží dodnes.

A jedním pomocníkem, ke kterému se vždy čas od času, kdy se toho na mě valí hodně, vracím je právě takzvaný „hipster PDA“. Ano, samozřejmě, že by mi skvěle sloužil i jindy, ale když já v tomhle snadno zlenivím a pak musí přijít něco, co mě zase dožene k tomu, dát si věci do pořádku a získat systém. Momentálně jsem potřebovala efektivně skloubit starost o pětičlennou domácnost, synovy školní aktivity a mé podnikání. A tím impulsem bylo, že jsem zapomněla zaplatit parkovací zóny a zjsitila to až po dovou měsících, kdy mi začaly chodit pokuty.

Hlava potřebuje pracovat, ne být zahlcena změtí úkolů a termínů. Mám za to, že tento „papírkovník“, jak tomu říkám já je úžasným pomocníkem všech pořádkumilovných bordelářů. Uleví určitě Vašemu mozku a uvolněnou kapacitu pak budete moci lépe využít ke všem kreativním i ostatním činnostem.

David Allen zdůrazňuje, že pokud chceme efektivně využívat náš mozek, potřebujeme dostat z hlavy VŠE, co náš mozek jen zahlcuje někam na papír (nebo do počítače,…) zkrátka někam jinam. Ale pozor, jsou důležité 2 zásady:

1. Psát si tam opravdu všechno. David Allen poukazuje na to, že pokud si budeme psát jen něco, výsledkem budou jen dvě úložiště (hlava a papír/počítač), z nichž se nebudeme moci spolehnout ani na jedno. Proto říká, že si máme nechat buď vše v hlavě nebo si vše zapsat.
2. K zápiskům, diáři, kalendáři či elektronické verzi těchto pomocníků se máme poměrně často dostávat a procházet je, jinak se hlavě sice uleví, ale bude to k ničemu, protože pak stejně vše prošvihneme, když si to nepřečeteme. 😉 A k tomuto práve onen hipster PDA slouží skvěle.

A co to tedy je? A jak si ho vyrobit?

Jde o jakýsi úkolníček. Na papírky velikosti A7 si zapisujete jednotlivé úkoly, které pak denně procházíte a třídíte do jednotlivých oblastí. Tento úkolníček máte celý den neustále při sobě a zapisujete si do něj HNED (nebo při nejbližší možné příležitosti) VŠE, co vás napadne nebo co se během dne vynoří.

Nastříhejte si dostatek papírků velikosti A7. Zvlášť, pokud s touto metodou začínáte, máte nejspíš poměrně dost nevyřízených záležitostí nebo věcí, které chcete udělat a budete papírků potřebovat opravdu hodně. Zároveň si vyrobte 3 rozdělovače jednotlivých sekcí z barevných čtvrtek nebo jiných tvrdších papírů (třeba starých pohledů, přání, apod. …). Z nějakého tvrdšího papíru si také udělejte desky (papír velikosti A6 jedoduše přeložte), ve kterých papírky budete mít. Na to se hodí právě nějaký pohled. Až se desky opotřebují, jednoduše vyměníte za nové.

1. První rozdělovník si můžete nadepsat „DNES“ a za něj dávejte lístečky s úkoly, které chcete udělat dnes. Na každý lísteček napište jen jednu věc. Můžete jen heslovitě, nebo využít papírek i k doplňujícícm informacím. Pokud se třeba chystáte na nějakou schůzku, napište si také místo (adresu) a telefonní číslo, případně věci, které máte mít s sebou, stejně tak, pokud máte někomu zavolat, je vhodné napsat si na lístek i číslo, případně poznámky k tomu, co potřebujete probrat.Papírky s úkoly, které přes den uděláte si vložte mezi desky a první rozdělovník
2. Druhý rozdělovník si můžete nadepsat třeba „POZDĚJI“ nebo „PAMĚŤ“. Za něj si budete vkládat všechny úkoly, které Vás napadnou a chcete je udělat někdy později, počínaje zítřkem. U různých schůzek, návštěv lékařů, naplánovaných víkendů,… si zapište také datu a případně podrobnější informace.Pokud se objeví něco, co můžete udělat hned a zabere to jen pár minut, udělejte to a nic si nezapisujte!

3. Na třetí rozdělovník si nic nepište a za ním mějte zásobu prázdných lístků.

Každý večer (nebo ráno) si najděte chvilku na Vaše „papírky“. Je opravdu důležité se ke svému HPDA vracet a důkladně ho procházet, jinak nemůže sloužit svému účelu. Proberte je, přerozdělte je do aktuálních sekcí. Napište si také vše, co Vás napadá za nové úkoly a zařaďte je do správného oddílu.

Lístky s tím, co už mám hotové ještě recykluji (zaškrtám původní a napíšu si nové úkoly), plné pak vyhazuji. Tento svůj úkolníček mějte stále u sebe, ať do něj můžete zapisovat hned vše, co Vám přijde na mysl – ať už je to potřeba objednat se k zubaři, úklid lednice, ušít kostým na školní besídku nebo naplánování dovolené.

Zajímá Vás, jak ho konkrétně využít a o co doplnit?

Podívejte se na webinář Od chaosu ke klidu.

Tip – úplně vepředu mám lístky s nákupním seznamem, který průběžně doplňuji, když mě napadne, že doma něco chybí. Jeden seznam mám do drogerie, další do potravin a na třetí si píši vše ostatní, co je potřeba koupit.

Zpočátku doporučuji používat tento „hipster PDA“ jen jako dopněk k Vašemu způsobu plánování a uvidíte, jestli ho časem nahradíte úplně. Já k němu stále používám ještě stolní kalendář, kde mám zapsané vše, co se váže k určitému dni. Ale stolní kalendář mi sám o sobě zdaleka neudělá takovou službu, protože si do něj například neplánuji třeba fakt, že mám někde něco objednat nebo zjistit, píši si až konkrétní domluvený termín.

Tip – jelikož tento hipster PDA je ve světě již nějakou dobu hodně oblíbený (i v ANIMě jsme o něm začali mluvit už v roce 2006), existují všemožné šablony pro jednotlivé lístky (k tisku ve forámtu A7) – různé diáře, myšlenkové mapy a jiná schémata a mnoho dalšího. Stačí zadat do vyhledávače „hipster PDA“.